Privacyverklaring

Privacyverklaring Jaap Schouten Foundation

Wie zijn wij?

Wij zijn de Stichting Jaap Schouten Foundation, gevestigd te Rotterdam aan het Van der Hoevenplein 126 (3072 MK). Wij zijn ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24390157.

In het kader van onze activiteiten worden persoonsgegevens verzameld, bewaard, doorgegeven of anderszins verwerkt. Bijvoorbeeld als u subsidie aanvraagt, contact met ons opneemt of meedingt naar de Jaap Schouten Award. De Jaap Schouten Foundation kwalificeert bij de verwerking van uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Uw privacy en de inhoud van dit privacyreglement

In deze privacyverklaring informeren wij u over onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen, onder andere, uitleggen welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden wij dit doen, hoe lang wij deze persoonsgegevens zullen bewaren en aan welke partijen wij uw persoonsgegevens zullen verstrekken. Wij nemen uw privacy serieus en wij begrijpen dat het voor u belangrijk is om op de hoogte te zijn van de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt. Wij zullen alleen persoonsgegevens verwerken op de wijze en voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij doen dit uiteraard in overeenstemming met de AVG en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn deze privacyverklaring te wijzigen. Wij zullen u in dat geval wijzen op de wijzigingen en een nieuwe versie van de privacyverklaring doen toekomen. De meest recente versie van onze privacyverklaring is ook beschikbaar op onze website https://www.schoutenfoundation.org/.

Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt van iemand anders dan uzelf (bijvoorbeeld van de persoon die u nomineert voor de Jaap Schouten Award, uw personeel of uw (juridisch) vertegenwoordiger verzoeken wij u om aan die persoon (een kopie van) deze privacyverklaring te verstrekken voordat u zijn of haar gegevens aan ons doorgeeft.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten, verzamelen wij persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen:

Personen die een nominatie indienen voor de Jaap Schouten Award;
Genomineerden voor en prijswinnaars van de Jaap Schouten Award;
Aanvragers van onze subsidie of algemene donaties;
In het kader van de subsidies: de relevante onderzoeker(s) en het hoofd van de afdeling van de subsidieaanvrager;
Personen die een account aanmaken op onze website;
Personen die contact met ons opnemen, bijvoorbeeld via de website of per email of telefoon;
Personen die onze website bezoeken;
Contactpersonen van partijen met wie wij zakendoen.

In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. Bijvoorbeeld als u een aanvraag indient voor subsidie of contact met ons opneemt. In andere gevallen, bijvoorbeeld wanneer u wordt genomineerd voor een Jaap Schouten Award, verzamelen wij uw persoonsgegevens via derden (de persoon die u nomineert).

Welke persoonsgegevens verzamelen wij en voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen de volgende gegevens van u en wij gebruiken ze voor de volgende doeleinden:

Algemeen / bedrijfsvoering van de Stichting

Persoonsgegevens:

*Uw identificatie- en contactgegevens (aanhef, titulatuur, voornaam, achternaam, geslacht, email adres, telefoonnummer, postadres, bezoekadres, functie, werkgever en/of andere gegevens die u actief aan ons verstrekt of over u aan ons worden verstrekt door derden)

Doeleinden:

Contact onderhouden
Uw account op onze website beheren
Afhandeling van vragen, verzoeken en klachten
Administratie
Voor marketingdoeleinden en vermeldingen op de website
In het kader van een zakelijke transactie
Voor geschillenbeslechting en het waarborgen van onze positie daarbij
Het nakomen van wettelijke verplichtingen

Subsidies en andere uitkeringen

Persoonsgegevens:

*Uw identificatie- en contactgegevens (aanhef, titulatuur, voornaam, achternaam, geslacht, email adres, telefoonnummer, postadres, bezoekadres, functie, werkgever en/of andere gegevens die u actief aan ons verstrekt)
*Gegevens over het project waar u (of iemand anders) subsidie of andere uitkeringen voor aanvraagt en/of de achtergrond en het onderwerp van de aanvraag
*De gegevens die u invult of die over u worden ingevuld op het aanvraagformulier (indien aan de orde), te weten
- Aanvrager: aanhef, titulatuur, voornaam, achternaam, geslacht, functie, instelling waar hij/zij werkzaam is, email adres, telefoonnummer, postadres, bezoekadres of andere contact gegevens
- Onderzoeker: aanhef, titulatuur, voornaam, achternaam, geslacht, functie, instelling waar hij/zij werkzaam is, email adres, telefoonnummer, postadres, bezoekadres
- Hoofd afdeling: aanhef, titulatuur, voornaam, achternaam, geslacht, functie, instelling waar hij/zij werkzaam is, email adres, telefoonnummer, postadres, bezoekadres
*Uw bankgegevens (IBAN, tenaamstelling van de bankrekening en naam bank)
*Gegevens over de organisatie van de aanvrager, zoals de naam, project code of depot nummer
*Gegevens over uw declaraties of uitgaven (bonnen, reiskosten, etc.)

Doeleinden:

Behandeling projectideeën
Behandeling subsidieaanvragen en/of aanvragen voor andere donaties of uitkeringen
Beoordeling projectideeën
Beoordeling subsidieaanvragen en/of aanvragen voor andere donaties of uitkeringen
Toekenning subsidie, donatie of andere uitkering
Communicatie over subsidie, donatie of andere uitkering
Publicaties in verband met toegekende subsidies, donaties of andere uitkeringen
Administratie
Controle van besteding subsidies, donaties of andere uitkeringen

Jaap Schouten Award

Persoonsgegevens:

*De gegevens die u invult of die over u worden ingevuld op het aanmeld- of nominatieformulier, te weten:
- Voordrager:aanhef, titulatuur, voornaam, achternaam, geslacht, functie, instelling waar hij/zij werkzaam is, telefoonnummer, emailadres of andere contactgegevens die de voordrager verstrekt
- Genomineerde(n)(inclusief de contactpersoon bij een groepsnominatie): titulatuur, voornaam, achternaam, geslacht, rol contactpersoon, email adres, telefoonnummer, naam instelling waar hij/zij werkzaam is en/of van de groep, website, eventuele andere contactgegevens
*Gegevens over de prestatie, het project en/of het idee dat in aanmerking komt voor de award
*Foto van de genomineerde(n)
*Bankgegevens (IBAN, tenaamstelling van de bankrekening en naam bank) om prijzengeld op over te maken
*Persoonsgegevens vermeld in interviews en andere vermeldingen op de website van de Jaap Schouten Foundation in het kader van de Jaap Schouten Award
*Typering over de genomineerde(n) en/of het project gegeven door de jury en/of de bestuursleden van de Jaap Schouten Foundation

Doeleinden:

De behandeling van de aanvraag of nominatie
De beoordeling van het project, idee of de prestatie
Communicatie
Uitkering prijzengeld
Administratie en controle daarop
Publicatie / marketing (vermeldingen op de website, interviews, etc.)

Cookies

Persoonsgegevens:

Op onze website maken wij gebruik van Google Analytics cookies. Hierbij worden de volgende gegevens verwerkt:
- Geanonimiseerde statistische informatie
- IP adres (gemaskeerd)
- Bezoekgedrag.

Doeleinden:

Informatie verzamelen over hoe bezoekers de website gebruiken
De werking van de website te analyseren en verbeteren

De categorieën persoonsgegevens die zijn aangeduid met een * zijn voor ons noodzakelijk om aan u een subsidie te kunnen verlenen, dan wel om de Jaap Schouten Award te kunnen uitreiken. Indien u die persoonsgegevens niet aan ons wilt verstrekken, dan kunnen wij (aan u) dus geen subsidie verstrekken, dan wel een award uitreiken.

De voor deze verwerkingen gehanteerde juridische grondslagen zijn:

Uw toestemming (voor het publiceren van uw naam, foto, en ander beeld- en tekstmateriaal in het kader van de Jaap Schouten Award en de subsidies). U heeft op ieder moment het recht om u toestemming in te trekken. U kunt dit doen door het versturen van een email naar rhk@schoutenfoundation.org. Dit doet echter niet af aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór intrekking van uw toestemming;
Ons gerechtvaardigd belang (om de Stichting te kunnen besturen; om de activiteiten van de Stichting goed en effectief te kunnen uitvoeren, waaronder de organisatie en uitreiking van de Jaap Schouten Award en de toekenning van subsidies en andere uitkeringen; om de belangen van de Stichting te behartigen, bijvoorbeeld tijdens een geschil of juridische procedure; om fraude, oplichting of ander onrechtmatig gedrag tegen te gaan; en in het kader van de bedrijfsvoering van de Stichting, bijvoorbeeld bij de verwerking van persoonsgegevens voor communicatieve-, commerciële en administratieve doeleinden);
Het voldoen aan een wettelijke verpflichting (bijvoorbeeld het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag, onze administratie- en bewaarplicht en (overige) fiscale verplichtingen)
Ter uitvoering van een overeenkomst met u, of om op uw verzoek maatregelen te nemen voor de sluiting van een overeenkomst. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van uw deelname aan de Jaap Schouten Award of in het kader van de subsidieverlening of andere donaties.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

In het kader van de doeleinden zoals hierboven opgesomd, delen wij uw persoonsgegevens soms met geselecteerde derde partijen, zoals accountants, adviseurs, banken, de juryleden van de Jaap Schouten Award, externe experts die wij inschakelen in het kader van de Jaap Schouten Award, dienstverleners met wie wij contracteren (bijvoorbeeld IT-dienstverleners, grafisch ontwerpers of marketingbureaus), stichtingen of andere organisaties met wie wij gezamenlijk optrekken, toezichthouders (indien zij daarom verzoeken) en de pers.

In sommige gevallen zijn wij (wettelijk) verplicht om bepaalde persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld als wij betrokken zijn bij een juridische procedure, een (wettelijke) verplichting moeten naleven, gehoor moeten geven aan een rechterlijke uitspraak of aan instructies van een verzekeraar of overheidsinstantie (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens).

Ook kunnen wij voor het opslaan en gebruiken van uw gegevens derden inschakelen, zoals een IT- of systeembeheerder. In dat geval maken wij de vereiste contractuele afspraken met die partij(en) om uw persoonsgegevens te beschermen. Uw persoonsgegevens worden niet verkocht aan derde partijen.

Nagenoeg alle hiervoor genoemde partijen zijn gevestigd in Nederland (of in ieder geval binnen de Europees Economische Ruimte (EER)). In enkele, uitzonderlijke, gevallen maakt de Jaap Schouten Foundation gebruik van dienstverleners die zijn gevestigd in Zwitserland, zoals haar grafisch ontwerper. Zwitserland is door de Europese Commissie aangewezen als land met een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens (klik hier voor het relevante besluit van de Europese Commissie).

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en worden verwerkt (zoals hierboven beschreven). Slechts indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien dit nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij de persoonsgegevens voor langere perioden bewaren. Zo zijn wij verplicht om onze financiële administratie gedurende een periode van 7 jaar te bewaren. Daarnaast bewaren wij onze contracten en de bijbehorende documentatie (zoals aanvraag- of nominatieformulieren, projectbeschrijvingen en -ideeën en relevante correspondentie) voor een periode van 5 jaar na de datum waarop het contract is beëindigd. Die bewaartermijn is gebaseerd op de wettelijke verjaringstermijn voor het instellen van (rechts)vorderingen met betrekking tot contracten.

Toestemmingsformulieren bewaren wij zolang wij de persoonsgegevens waarop uw toestemming ziet, nog verwerken. Op het moment dat wij uw persoonsgegevens verwijderen, zullen wij ook uw toestemmingsformulier(en) verwijderen, tenzij wij deze nog nodig hebben om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht (ook wel ‘accountability’ verplichting genoemd) onder de AVG.

Persoonsgegevens verband houdende met reistoelagen die wij in het verleden hebben toegekend, bewaren wij slechts voor zolang dat nog nodig is in verband met onze wettelijke bewaartermijn (voor zover de persoonsgegevens onderdeel uitmaken van onze financiële administratie). Een beperkt aantal persoonsgegevens (namelijk: naam/functie/naam instelling/adres/mailadres/telefoonnummers) bewaren wij langer, namelijk om u te herkennen indien u in de toekomst nogmaals een beroep doet op onze subsidies, donaties of andere uitkeringen. Wij kunnen deze persoonsgegevens dan eventueel betrekken in de beoordeling van uw aanvraag.

Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijnen die wij hanteren ten aanzien van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, dan kunt u dat aan ons vragen. U dient dit verzoek schriftelijk bij ons in te dienen per e-mail of per post. U kunt dit verzoek gratis doen. Alleen wanneer uw verzoek buitensporig is (bijvoorbeeld als u onnodig veel verzoeken bij ons indient) kunnen wij van u een vergoeding vragen voor onze administratiekosten.

Naast uw inzagerecht hebt u, onder omstandigheden, het recht:

op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
op correctie van uw persoonsgegevens;
op verwijdering van uw persoonsgegevens (het ‘recht om vergeten te worden);
op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare, en machine-leesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.

Tot slot hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

Indien u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u gebruikmaken van de contactgegevens in paragraaf 9 hieronder.

Gebruik van cookies

De Jaap Schouten Foundation maakt op haar website gebruik van Google Analytics cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer of mobiel toestel via uw browser.

Wij gebruiken Google Analytics om de bezoekers van onze website te herkennen, het aantal bezoekers te tellen en vast te stellen op welke manier zij onze website gebruiken. Dit helpt ons om onze website te verbeteren en om bezoekers sneller en gemakkelijker te laten vinden wat ze nodig hebben. Uw persoonsgegevens worden in dit verband niet langer opgeslagen dan noodzakelijk voor de werking van de cookies. De verwerking van uw persoonsgegevens via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen.

Wij gebruiken Google Analytics op een privacy-vriendelijke manier, op basis van de informatie die de Autoriteit Persoonsgegevens daarover verstrekt op haar website. Dit houdt in dat wij de volgende stappen hebben ondernomen:

met Google is een verwerkersovereenkomst afgesloten;
uw IP-adres wordt gemaskeerd;
het delen van gegevens (met derden) is uitgeschakeld binnen Google Analytics;
er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

De verzamelde informatie wordt overgebracht naar en door Google LLC opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees voor meer informatie het privacybeleid van Google, alsook het specifieke privacy beleid van Google Analytics.

Indien u wilt voorkomen dat er Google Analytics cookies worden geplaatst bij uw bezoek aan onze website, kunt u de Google Analytics Opt-out Browser Add-on downloaden en installeren. U kunt hier meer informatie vinden over de afmelding en hoe u de add-on voor de browser correct kunt installeren.

Contact

Indien u vragen, opmerkingen of klachten zou hebben omtrent deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen per email ter attentie van Mevrouw R. Hausherr Kruidenier, Secretaris via rhk@schoutenfoundation.org.

September 2022